Comment travailler en maison d’édition dans Lucerna ?

L’espace de la maison

Dans la bibliothèque, deux onglets : « Mes livres » et le nom de la maison, par exemple « Éditions du Phare ». Si vous n’avez pas de livres à vous, vous arrivez directement sur la maison.

La colonne de gauche mène au « Catalogue », à la « Boîte de réception » (éditrices), aux « Bons à tirer », à l’« Équipe », aux « Modèles et collections » et à l’« Abonnement ». En haut, « Vous : éditrice, administratrice » rappelle votre rôle.

Le catalogue

Le catalogue est la page d’accueil de la maison. En tête, ce qui attend : les manuscrits reçus, les bons à tirer attendus, les livres chez l’autrice. Chaque livre montre sa collection, son état (une icône et un mot), la personne « Chargée du livre » et le dernier mouvement. « Chercher un titre, une autrice » et les listes « Toutes » et « Tous les états » filtrent. « Exporter en ONIX » prépare le fichier du catalogue pour vos distributeurs et libraires (voir « Comment exporter le catalogue de la maison en ONIX ? »).

Cliquez le titre pour ouvrir le livre : l’équipe y a tout l’Atelier, et les exports se font sans filigrane. L’IA de l’équipe sur les livres de la maison est comptée sur le crédit d’IA de la maison.

La collection d’un livre lui donne son modèle de mise en page : voir « Comment la maison règle ses modèles et ses collections ? ».

Recevoir un livre : la remise

Une autrice qui écrit sur Lucerna vous remet son livre : vous recevez une copie, son livre à elle reste intact.

1. Dans le catalogue, cliquez « Inviter à remettre » (ou « Inviter une autrice à remettre son livre » quand le catalogue est vide).
2. Saisissez son adresse et, si vous voulez, un mot, puis « Envoyer l’invitation ». Elle reçoit un e-mail ; l’invitation est valable 14 jours. La fenêtre montre aussi les invitations en cours, avec « Annuler ».
3. De son côté, l’autrice ouvre la fiche de son livre, section « Remises », et choisit ce qui part : le texte toujours, son relevé « écrit à la main » et sa Bible si elle le veut.

Le livre arrive au catalogue à l’état « Manuscrit reçu », avec « Remis par … » en dernier mouvement. L’autrice y est autrice de la maison ; ses co-autrices reçoivent une invitation sur la copie, qu’elles acceptent ou non. Le bouton « ··· » de la ligne dit quand le livre a été remis, ce qui est parti, et les chiffres du relevé s’il est joint. Ses notes privées, ses pense-bêtes, ses réponses de l’IA et sa Lanterne ne partent jamais.

Importer un manuscrit Word

L’autrice n’écrit pas sur Lucerna ? Importez son Word.

1. Dans le catalogue, cliquez « Importer un Word », puis choisissez le fichier (.docx).
2. « Chapitres trouvés » montre le découpage, selon les « Titre 1 » du fichier. Un chapitre deux fois plus long que les autres est signalé : « un titre manqué ? ». Cliquez « Couper » pour le séparer en deux au titre manqué. « Découper selon une autre marque… » change le repère : titres 2, lignes « Chapitre … », séparateurs.
3. Si le fichier contient des modifications suivies, gardez-les « comme propositions, à accepter ou refuser dans Lucerna » (c’est le choix par défaut), ou « Les accepter toutes à l’import ». Les commentaires du Word ne sont pas repris.
4. Vérifiez le titre, choisissez la collection, et saisissez si vous voulez l’adresse de l’autrice à inviter. Puis « Importer le livre ».

Le livre entre au catalogue à l’état « Manuscrit reçu ». Les propositions se traitent dans le volet des corrections du livre. Un livre importé n’a pas de relevé « écrit à la main » : son histoire d’écriture n’est pas dans Lucerna.

« Ce fichier ne se lit pas » : c’est un ancien format Word (.doc), ou il est protégé par un mot de passe. Ouvrez-le dans Word, enregistrez-le en .docx sans mot de passe, puis réessayez.

« Ce fichier est trop volumineux une fois ouvert » : le texte du Word dépasse ce que Lucerna peut ouvrir sans bloquer la page. Vérifiez que c’est bien le manuscrit, ou enregistrez-le en plusieurs fichiers, puis réessayez. Les images du Word ne sont pas reprises et ne comptent pas.

La boîte de réception

Les autrices de Lucerna vous envoient leurs manuscrits depuis leur suivi des envois, selon ce que vous réglez : genres, longueur, délai de réponse, ou une fermeture datée. Vous lisez chaque manuscrit en lecture seule, avec le relevé « écrit à la main » si l’autrice l’a joint, et vous répondez, refusez ou acceptez. Un envoi fait par l’agent d’une autrice porte son nom et celui de son agence ; vos réponses vont à l’autrice et à l’agent. Voir « Comment recevoir des manuscrits dans la boîte de réception de la maison ? ».

L’équipe et les rôles

• Éditrice : reçoit les manuscrits, mène les livres, demande le bon à tirer, gère l’équipe si elle est administratrice. Elle voit tous les livres de la maison.
• Correctrice : corrige les livres qui lui sont confiés, avec le suivi des modifications : dans un livre de la maison, tout ce qu’elle tape devient une correction à son nom, que l’autrice accepte ou refuse.
• Maquettiste : met en page, applique et modifie les modèles des collections, prépare les exports.
• Illustratrice : dépose les illustrations et la couverture des livres où on l’ajoute ; lit le texte sans le modifier. Elle ne peut pas être la personne chargée d’un livre.

Une correctrice ou une maquettiste ne voit que « Les livres qui vous sont confiés » : ceux dont elle est la personne chargée. Une illustratrice de l’équipe ne voit que les livres où on l’ajoute.

Dans « Équipe », l’administratrice clique « Inviter une personne », saisit l’adresse et choisit le rôle. L’invitation est valable 14 jours ; tant qu’elle attend, la ligne dit « Invitée le … · en attente » avec « Renvoyer » et « Annuler ». Le nombre de personnes est celui du contrat : « 3 postes sur 4 prévus au contrat ». Quand tous les postes sont pris, retirez une personne ou demandez un poste de plus.

L’équipe peut aussi se connecter avec les comptes de l’entreprise (Google Workspace, Microsoft Entra) : voir « Comment l’équipe de la maison se connecte avec les comptes de l’entreprise ? ».

« Retirer » coupe tout de suite l’accès de la personne aux livres de la maison. Ce qu’elle a fait reste, signé de son nom ; choisissez à qui confier ses livres.

L’équipe porte un hexagone, les autrices un rond, les illustratrices un losange, les correctrices extérieures un carré arrondi.

Les illustrations

Une illustratrice peut aussi être invitée sur un seul livre, sans entrer dans l’équipe : « Inviter une illustratrice », depuis le livre. La page « Illustrations » du livre demande chaque illustration (couverture, ouvertures de chapitre, hors-texte), puis la valide ou demande une reprise. Voir « Comment inviter une illustratrice et lui demander des illustrations ? ».

Inviter l’autrice

« Inviter l’autrice » accepte une ou plusieurs adresses (quatre autrices au plus par livre) et un mot facultatif. La fenêtre dit ce que l’autrice peut faire dans ce rôle, gratuit pour elle. L’invitation est valable 14 jours. Une autrice qui a déjà un compte Lucerna ne reçoit pas d’e-mail : l’invitation l’attend dans sa bibliothèque. Sous le formulaire, « Personnes du livre » montre chaque invitation : envoyée, acceptée, déclinée ou expirée.

Le bon à tirer

Dans « Bons à tirer », cliquez « Demander le bon à tirer », choisissez le livre et le PDF de l’épreuve finale. Chaque autrice valide d’un clic ; la page montre qui a validé, à quelle heure, et qui demande une modification. Quand toutes ont validé, le texte est figé : personne n’y écrit plus, ni l’équipe ni les autrices, jusqu’à une réouverture d’un commun accord. Voir « Comment se passe le bon à tirer d’un livre de maison d’édition ? ».

Terminer le contrat d’une autrice

Ouvrez « Inviter l’autrice » sur la ligne du livre : sous « Personnes du livre », une éditrice clique « Terminer le contrat » à côté de l’autrice. La fenêtre dit ce que chacune garde :

• La maison garde le livre tel qu’il est, et ses éditions parues ;
• l’autrice garde une copie de son texte, en Word, à télécharger pendant 90 jours ;
• l’autrice perd l’accès au livre de la maison, à la date choisie (d’ici un an au plus).

Choisissez la date, de demain à un an au plus, puis « Terminer le contrat au … ». Pendant une demande de bon à tirer ou une réouverture, le contrat ne peut pas prendre fin : attendez qu’elle soit close. L’autrice le voit tout de suite en haut du livre. Jusqu’à la date, « Annuler la fin » remet tout comme avant. Lucerna n’arbitre pas : c’est votre contrat qui fixe ces termes.

Ce que la maison ne voit jamais

La maison ne voit que les livres de la maison. Jamais les autres livres de l’autrice, ni ses notes privées, ni sa Lanterne. L’autrice, elle, ne voit pas le catalogue de la maison.

Si la maison arrête

Si l’abonnement s’arrête, les livres de la maison passent en lecture seule pendant 90 jours : rien n’est effacé, on les lit et on les exporte. Ensuite, ils ne s’ouvrent plus et s’exportent sur demande. « Reprendre l’abonnement » rouvre tout. L’autrice garde toujours une copie de son texte. Le paiement et les factures : voir « Comment la maison paie son abonnement ? ».